Pentingnya Penggunaan Email Profesional dalam Bisnis Sebagai Jantung Perusahaan

Pemasaran termasuk bagian dari proses jantung perusahaan. Interaksi, edukasi dan transaksi perusahaan berawal dari pemasaran. Dewasa ini, strategi pemasaran baru bermunculan mulai dari penggunaan social media marketing hingga video marketing. Semua strategi tersebut tergantung kepada bagaimana seorang marketer bisa mempengaruhi calon konsumennya.

Akhir tahun 2019 lalu, saya meluncurkan startup baru yang menghubungkan antara advertiser (pengiklan) dengan publisher (blogger). Artinya saya menjadi jembatan tengah antara suatu perusahaan dengan personal blogger. Dalam hal ini advertiser memiliki kepentingan untuk bekerja sama dalam content placement atau pun sponsored review dengan blogger.

Karena posisi startup saya masih belum dinaungi oleh hukum, artinya kita berdiri secara independen bersama beberapa orang. Tidak menggunakan investor, tapi hanya pendanaan kelompok dalam tim. Kepercayaan kedua belah pihak menjadi tantangan bagi tim kami.

Untuk meningkatkan kepercayaan tersebut, saya sebagai founder sekaligus digital marketing specialist dalam startup tersebut harus memutar otak agar kepercayaan konsumen terus meningkat meskipun masih belum di naungi oleh hukum.

Oke, karena kami pihak ketiga yang menjembatani mereka. Dan kami berhadapan dengan 2 market berbeda, advertiser sebagai konsumen, dan blogger sebagai penjual. Jadi, channel pemasarannya pun harus berbeda. Tak hanya itu, pihak pertama (advertiser) memiliki tingkatan yang lebih tinggi karena berkaitan langsung dengan perusahaan.

Oleh karena itu, channel pemasaran untuk berinteraksi dengan pihak pertama harus jauh lebih profesional. Tak lepas hanya dalam berinteraksi, kami pun harus konsisten melakukan edukasi dan follow up agar advertiser segera melakukan top up saldo dan bertransaksi melalui startup kami.

Email Sebagai Jantung Perusahaan

Channel pemasaran yang paling sesuai agar tingkat kepercayaan advertiser jauh lebih baik yaitu menggunakan email. Mungkin anda pun juga berpikir bahwa email sebagai sarana komunikasi yang profesional bukan? Email banyak digunakan dalam proses rekrutmen, melakukan purchase order, pengiriman invoice, pengiriman bukti transaksi hingga video conference. Semua bisa dilakukan melalui email.

Oleh karena itu, saya menyebut email sebagai jantung perusahaan karena semua proses digital operasional dapat dilakukan melalui salah satu channel pemasaran tertua ini. Bahkan, dalam perusahaan teknologi email dapat dikategorikan sebagai aset penting.

Bukan sembarang email yang digunakan untuk melakukan proses interaksi bisnis. Email profesional lah yang harus digunakan oleh perusahaan agar semua interaksi terlihat profesional dan formal. Misalnya, bila ada 2 supplier yang menawarkan produk ke perusahaan anda dengan mengirimkan Quotation dan Katalog Produk melalui email, Supplier A menggunakan email supplierA@perusahaan.co.id dan Supplier B menggunakan email supplierB@gmail.com.

Anda sebagai pengambil keputusan tentu akan memberikan citra yang lebih baik terhadap supplier A kan? Kita dapat memastikan bahwa kalau email yang berakhiran @perusahaan.co.id itu dapat dipastikan pengirim memang dari pihak supplier A. Nah kalau email supplier B? Bisa saja mereka adalah broker atau pihak ketiga yang mengatasnamakan Supplier B yang sebenarnya.

Pentingnya Penggunaan Email Profesional dalam Bisnis

Bagaimana email dianggap sebagai sarana komunikasi terpercaya? Secara operasional email memang digunakan untuk pesan formal dari satu pihak ke pihak lainnya. Tapi, tidak semua email bisa dianggap terpercaya. Penggunaan email profesional lah yang dapat dikatakan sebagai sarana komunikasi terpercaya. Biasanya email profesional berakhiran @perusahaan.com (ekstensi disesuaikan) dan nama depan disesuaikan dengan divisi atau nama karyawan dari perusahaan itu. Dari berbagai macam tujuan email, saya mengambil kesimpulan bahwa, pentingnya email profesional dalam bisnis adalah sebagai berikut:

Email Profesional Sebagai Rekam Jejak (Bukti Digital) Yang Valid

“Sepenting itukah email? Kalau bisa pakai email gratisan kenapa harus berbayar?” Itu contoh pertanyaan yang sering aku temui. Jejak digital transaksi merupakan faktor terpenting dalam perusahaan untuk memastikan kegiatan operasional berjalan valid. Oleh karena itu, kalau email yang digunakan (sebagai bukti digital) sudah tidak valid, bagaimana percaya dengan isi pesannya? Apabila perusahaan menggunakan email gratisan, mereka tidak akan cukup bukti apabila di kemudian hari ada sesuatu hal (audit, pemeriksaan bukti transaksi dll).

Hampir semua advertiser yang terdaftar di startupku adalah seorang Search Engine Optimization Specialist dari berbagai perusahaan. Dan beberapa perusahaan digital saat akan melakukan transaksi terkadang meminta kami untuk menyertakan NPWP dan invoice melalui email. Pengiriman NPWP dan invoice ini harus kami kirim ke perusahaan digital yang meminta tersebut dan di CC ke bagian finance sebagai bukti transaksi serta permintaan (quotation) ke divisi finance di perusahaan tersebut agar deposit oleh finance segera di approve dan dilakukan.

Apabila kami menggunakan email gratisan, bagian finance dari perusahaan tersebut cenderung akan mengabaikan bahkan mendisapprove permintaan deposit saldo ke startup kita. Bagaimana kalau yang seharusnya jumlah permintaannya cukup besar? Tapi batal begitu saja. Ya kami pasti rugi, cuma gara gara email!

Tak hanya itu, keamanan email profesional cenderung lebih aman dan anti banned karena lebih fleksibel kita custom sesuai dengan kebutuhan. Berbeda dengan email biasa, ada kecenderungan akan banned oleh penyedia emailnya (seperti google), kalau sudah banned bukti digital berupa pesan dengan klien akan hilang.

Email Profesional Sebagai Sarana Komunikasi dengan Konsumen

Sejatinya, email digunakan untuk proses komunikasi dari pihak perusahaan dengan partner, supplier dan konsumen. Penggunaan email profesional akan berbeda dari setiap divisi. Secara fungsional, email profesional banyak digunakan untuk kepentingan berinteraksi, edukasi dan proses transaksi oleh marketer kepada calon pembeli.

Semua proses itu tidak akan bisa kamu dapatkan menggunakan email gratisan. Marketer akan menggunakan strategi email marketing dengan email profesional setelah mendapatkan database email calon pembeli untuk funneling.Mulai dari mengedukasi hingga calon konsumen menjadi konsumen setia. Semua proses dapat dilakukan menggunakan email profesional. Dengan menggunakan email profesional, marketer dapat lebih fleksibel mengcustom baik untuk campaign, follow up, pengingat follow up, email blast, hingga smtp server (tergantung custom).

Memang email gratisan tidak bisa? Resiko banned sangat besar apabila digunakan untuk kepentingan massal. Oleh karena itu, email profesional menjadi andalan para marketer untuk mengubah calon konsumen menjadi konsumen.

Tak hanya itu, rasio email dibuka dan di klik oleh calon konsumen lebih tinggi dibandingkan dari email gratis. Sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik kepada calon konsumen.

Email Profesional Sebagai Indentitas Digital Yang Valid dan Terpercaya

Email Profesional adalah identitas valid terhadap pihak yang mengaku sebagai bagian dari perusahaan dalam proses bisnis. Contoh sederhananya dalam proses rekrutmen. Tak sedikit perusahaan yang menggunakan email gratisan sebagai media penerima proses rekrutmen. Alhasil, banyak pelamar kerja yang tidak tertarik untuk apply ke perusahaan tersebut karena dianggap sebagai perusahaan yang tidak serius dalam proses rekrutmen.

Anggapan lain bahwa proses rekrutmen tersebut dianggap sebagai bagian dari proses penipuan yang mengatasnamakan perusahaan itu. Tak hanya untuk proses rekrutmen, email profesional sangat penting dan sebagai indentitas bagi karyawan asli suatu perusahaan.

Oleh karena itu, Ayo gunakan email profesional untuk bisnis sebelum calon konsumenmu jauh meninggalkanmu.